Des milliards de messages sont envoyés et reçus chaque jour via les nombreux comptes de messagerie professionnelle. Beaucoup de ces messages contiennent des informations confidentielles qui ne devraient pas tomber dans les mains d’utilisateurs malveillants. Pour protéger efficacement votre compte de messagerie électronique et les informations partagées des tentatives de piratage de données, fraudes bancaires et autres vols d’identité, quelques gestes simples peuvent être mis en place de façon préventive.
Au-delà du respect des principes de renforcement et sécurisation de vos mots de passe, découvrez comment paramétrer et sécuriser votre compte de messagerie en quelques actions simples.
Paramétrez correctement votre compte de messagerie électronique
Pour se prémunir contre les cyberattaques, commencez par quelques réglages dans les paramètres de votre compte de messagerie.
Activez l’authentification à deux facteurs
L’authentification à deux facteurs permet d’ajouter un niveau de sécurité supplémentaire à votre compte de messagerie électronique et de limiter l’accès à vos informations. Après avoir tapé votre mot de passe, un second code de sécurité vous est envoyé, souvent par SMS ou des applications de type « Authenticator », afin d’accéder au compte. Ce code est aléatoire et change après un court délai de temps. Ainsi, vous vous assurez d’être la seule personne pouvant accéder à votre compte en toute sécurité, et cela, même si quelqu’un d’autre connaît votre mot de passe.
Paramétrez vos filtres anti-spam
Les filtres anti-spam permettent de transférer automatiquement les courriers indésirables vers les dossiers « spams » de votre compte de messagerie électronique. En fonction des messageries, vous aurez accès à différentes options. De façon générale, vous pouvez créer via votre compte des listes d’utilisateurs indésirables (ou blacklist) et activer les fonctionnalités avancées des anti-spams professionnels.
Cette dernière technique, basée sur l’analyse des contenus des messages reçus, nécessite un apprentissage de la part de l’intelligence artificielle de votre logiciel. En ce sens, il vous faudra placer manuellement les premiers mails indésirables dans votre boîte de spams. Au bout d’un certain temps, votre logiciel de messagerie les détectera automatiquement et assurera votre sécurité.
Attention, toutes les solutions de filtrages ne se valent pas !
Cryptez vos messages sensibles
Le chiffrement des messages représente une excellente option pour les entreprises qui transmettent par courriel des données sensibles et informations liées à l’activité professionnelle. Il permet de vous protéger des violations de données causées par les pirates informatiques lors d’une brèche d’information. Cela consiste essentiellement à masquer le contenu des courriels pour empêcher des personnes indésirables de mettre la main dessus.
Une clé publique vous est alors attribuée (sous la forme d’un code numérique) et est la seule combinaison qui permet d’accéder au contenu de vos e-mails. Il faudra donc dans un premier temps partager cette clé à votre destinataire pour lui permettre de décrypter vos messages. Si vous avez un abonnement payant à Microsoft 365 ou que vous utilisez Chrome, vous trouverez ces options intégrées à Outlook et Gmail.
Ajoutez vos options de récupération
Votre numéro de téléphone et une seconde adresse e-mail sont de puissants outils de sécurité, à condition qu’ils soient constamment mis-à-jour via les paramètres de votre compte. Ces coordonnées vous permettront de récupérer votre compte de messagerie électronique si vous en perdez l’accès (après une cyberattaque par exemple). Ainsi, n’oubliez pas de les paramétrer pour mettre toutes les chances de récupération de votre côté.
Saviez-vous que Microsoft 365 (l’ancien Pack Office) offre des fonctionnalités qui contribuent à éduquer les utilisateurs afin de les protéger en les informant par exemple lorsqu’ils tentent de partager des données d’une façon non sécurisée ? Découvrez avec Aktome, expert Microsoft 365, tous les avantages de cette solution professionnelle.
Utilisez des logiciels pour sécuriser votre compte de messagerie
Sécuriser son compte de messagerie électronique peut se faire par l’installation de quelques logiciels complémentaires voués à cette fin.
Solution anti-spam professionnelle
Pour éviter de télécharger une pièce maligne, de cliquer sur un lien inapproprié ou encore de suivre les directives demandées dans un mail frauduleux, l’anti-spam est une excellente solution. Elle permet de sécuriser l’entreprise en protégeant ses salariés sensibilisés, mais aussi ceux qui le sont moins ! Il existe différentes solutions, à définir en fonction de vos besoins. Il s’agit généralement d’une solution SaaS qui intègre plusieurs niveaux de sécurité pour protéger votre compte de messagerie.
Ces puissantes solutions sont capables de bloquer la majorité des emails indésirables avant qu’ils n’arrivent dans votre boîte de réception. Ainsi, pour garantir la protection de vos données personnelles et vous prémunir contre la réception de pourriels, vous devez paramétrer une solution antispam sur votre messagerie, en plus de votre antivirus.
Le saviez-vous ? En fonction des sources et périodes, 75 à 85% des attaques ont lieu par mail ! Face au niveau de menace qui se professionnalise dans leurs actions et aux risques associés, l’investissement devient non négligeable et en plus il sécurise toute votre équipe : des plus novices aux plus initiés.
Logiciel anti-virus professionnel
Les logiciels anti-virus sont indispensables à la protection de vos données et de votre équipement. Ils vous protègent en temps réel des attaques d’hameçonnage par le biais de malwares (ou logiciels malveillants). Parce que les messageries sont l’un des principaux canaux par lesquels votre appareil peut être infecté, il est essentiel que votre courrier électronique soit protégé par un logiciel anti-virus.
Grâce à la fonction de protection de messageries électroniques, vous pouvez bénéficier d’un système de quarantaine doublé d’un scan des pièces jointes qui permet d’analyser les programmes malveillants. Attention cependant : certains pirates informatiques mettent au point de faux logiciels ou extensions pour acquérir vos informations personnelles via votre compte de messagerie. Pour faire les bons choix, n’hésitez pas à vous en remettre à un professionnel.
VPN (Virtual Private Network)
Les VPN, ou réseaux privés virtuels, permettent d’établir des liaisons sécurisées sur Internet et d’autres réseaux. En d’autres termes, un VPN permet à son utilisateur un certain degré d’anonymat lorsqu’il surfe sur le web en chiffrant le trafic Internet et en masquant l’adresse IP du poste utilisé. Ses informations sont donc sécurisées.
Ainsi, il y a peu de chances qu’un pirate accède à vos données, même celles de vos messageries en ligne. S’il existe des formules gratuites, faites attention tout de même aux conditions d’utilisation. Souvent, pour accéder aux versions gratuites de ces logiciels, il faut faire un compromis sur la confidentialité de ses données.
Gardez le contrôle de votre compte de messagerie
Bonnes pratiques pour assurer la sécurité de sa messagerie
Quand vous rédigez un e-mail, gardez en tête que des informations sensibles circulent via votre système d’informations et particulièrement via votre compte de messagerie. La sécurité de votre compte de messagerie ne se résume pas à l’installation de logiciel de protection, mais nécessite également une prudence optimale de la part des différents utilisateurs. C’est pourquoi il est indispensable que vos collaborateurs soient formés aux bons gestes sécurité pour ne pas compromettre l’intégrité de vos données. Quelques gestes simples existent pour lutter contre les menaces informatiques :
- Utilisez un mot de passe robuste
- Changez régulièrement votre mot de passe
- N’utilisez ce mot de passe que pour ce compte
- Ne cliquez pas sur des liens envoyés par des inconnus
- Ayez une analyse critique des liens envoyés par des personnes connues
- Ne répondez pas à une demande d’informations confidentielles
- Analysez les pièces jointes grâce à votre logiciel anti-virus
- Utilisez un générateur de mot de passe solide tel que celui proposé par la CNIL
- Évitez les réseaux publics et déconnectez-vous après chaque utilisation
- Mettez à jour vos logiciels très régulièrement
- Élaborez un plan de sauvegarde informatique et de cybersécurité pour votre entreprise
- Réalisez un audit informatique de votre système d’informations.
En bref, sans système de sécurité et un usage adéquat, vos comptes de messagerie électronique peuvent devenir une véritable porte d’entrée pour les cybercriminels et une perte de productivité pour votre entreprise.
Parce que la sécurité de votre système informatique est primordiale, Aktome analyse votre infrastructure et vous assiste dans la gestion de votre parc informatique.